Tipični tijek rada Power BI dizajnera započinje s izvještajnim i analitičkim potrebama krajnjeg korisnika.
Na osnovu toga, stvaraju se podatkovni model i izvještaji u aplikaciji Power BI Desktop. Potom slijedi publiciranje u servis Power BI, Microsoftov izvještajni portal u oblaku, gdje se još po potrebi izrađuju i nadzorne ploče (engl. Dashboard). Krajnji korisnici imaju na izbor konzumirati Power BI sadržaj spajajući se na servis Power BI putem preglednika, Excela ili mobilnog uređaja. Međutim, postoje i scenariji gdje korisnici žele primati sadržaj putem e-pošte.
Pretplata
To su situacije kad se želi omogućiti primanje izvještaja ili grupe izvještaja periodički, u obliku biltena. Na taj su način korisnici sa svakim izdanjem obaviješteni o trenutnom statusu poslovanja.
U takvu grupu korisnika mogao bi se svrstati i visoki menadžment, koji obično ima specifične preferencije i potrebe vezano za izvještaje. Ako se ne žele svaki put spajati na servis Power BI i pretraživati sadržaj, mogu se odlučiti na primanje sadržaja e-poštom, periodički ili neposredno pred bitnije sastanke, s jasno iskazanim ključnim pokazateljima poslovanja (engl. Key Performance Indicator – KPI).
Power BI omogućuje korisnicima da se pretplate na željeni sadržaj, nakon čega će primati e-poštu sa snimkom zaslona i poveznicom na pretplaćeni sadržaj.
Prilikom dodavanja nove pretplate, potrebno je navesti primatelje e-pošte te koliko često će primati e-poštu: dnevno, tjedno, mjesečno ili prilikom osvježavanja podatkovnog modela.
U postavke pretplate koje nisu obavezne, ubrajaju se postavljanje naslova i teksta e-pošte te moguće dodjeljivanje prava pristupa i isticanje poveznice na sadržaj u servisu Power BI.
Upozorenje
Za razliku od pretplate gdje se korisnici obavještavaju o stanju cijelog izvještaja ili nadzorne ploče sa svim iskazanim ključnim pokazateljima poslovanja, postoji i mogućnost obavještavanja o stanju pojedinačnog ključnog pokazatelja poslovanja.
U tom slučaju Power BI e-poštom šalje upozorenje da je na nadzornoj ploči ključni pokazatelj poslovanja dosegao postavljenu vrijednost. Općenito su upozorenja nešto rigoroznija od pretplata, jer da bi se zaprimila obavijest upozorenja, treba istovremeno biti zadovoljeno više uvjeta. Isti se provjeravaju isključivo u trenutku osvježavanja naših podataka, pri čemu ključni pokazatelj poslovanja mora doseći postavljenu vrijednost. Isto tako, vrijednost ključnog pokazatelja poslovanja mora se razlikovati od vrijednosti koju je imao s prethodnim osvježavanjem podataka. Ako je povrh toga zadovoljen i uvjet o učestalosti slanja upozorenja, korisnik će zaprimiti adekvatnu obavijest e-poštom.
Pri dodavanju upozorenja definira se pravilo po kojem se obavijest šalje tek kad ključni pokazatelj poslovanja dosegne vrijednost ispod ili iznad postavljenog praga. Pritom se uzima u obzir i odabrana dinamika slanja obavijesti.
Kad postoji upozorenje, Power BI to ističe ikonom zvonca na vizualu s ključnim pokazateljem poslovanja, a potom ga šalje u centar za obavijesti te eventualno kao poruku obavijesti e-poštom. Slanje poruke e-poštom nije obavezno, ali se preporuča, jer želimo osigurati da obavijest pravovremeno dospije do naših korisnika.
Primatelj obavijesti je isključivo korisnik koji definira upozorenje o stanju ključnog pokazatelja poslovanja. Ako treba slati obavijest e-poštom i na druge korisnike, to je dodatna radnja koju je potrebno odraditi u servisu Power Automate i integrirati ju s upozorenjem.
Što se tiče ograničenja, upozorenja je moguće postaviti jedino na vizualnim elementima nadzorne ploče i to na mjeračima, ključnim pokazateljima poslovanja i karticama.
Zaključak
Zahvaljujući opciji slanja obavijesti e-poštom, u mogućnosti smo pratiti podatke koji su nam od najvećeg značaja. Odabirom željenog izvještaja, nadzorne ploče ili vizuala s ključnim pokazateljima poslovanja te postavljanjem pretplate ili upozorenja, Power BI će nas obavijestiti o stanju podataka koje želimo pratiti.
S obzirom da se radi o dosta korisnoj opciji, a ima mjesta za napredak i poboljšanja, za očekivati je da će se njena funkcionalnost s vremenom dodatno nadograđivati.